Verfahrensdokumentation

Die jüngsten Entwicklungen der Finanzverwaltung verdeutlichen den Trend weg von den umfassenden Einzelbelegprüfungen hin zu einer risikoorientierten Prüfungsweise.

Dies vereinfacht einerseits die Abgabe von (beleglosen) Steuererklärungen, andererseits wird die Dichte an individuellen (Betriebs-) Prüfungen erhöht. Das Augenmerk liegt hier vermehrt auf den technischen Komponenten wie z.B. Kassensystemen und Warenwirtschaftsprogrammen sowie den organisatorischen Verfahren eines Unternehmens. Durch diesen Ansatz soll sichergestellt werden, dass zu jedem Zeitpunkt und Prozessschritt die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in den Unternehmen eingehalten werden.

Die neuen Anforderungen stellen Unternehmen damit vor große Herausforderungen!

Was wird in einer Verfahrensdokumentation gefordert?

Sie als Unternehmer stehen somit im Rahmen einer Prüfungssituation in der Pflicht dem Finanzamt nachzuweisen, dass alle Anforderungen an den GoBD erfüllt werden. Aufgrund dieser Anforderungen verlangt das Finanzamt von den Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation.

Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation?

In einer Verfahrensdokumentation muss das Unternehmen alle Prozesse dokumentieren, die zu einem buchungsrelevanten Ereignis führen. Zu diesen Prozessen gehört z.B., vereinfacht betrachtet, der Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Im Rahmen der angefertigten Prozessdokumentation muss nachgewiesen werden, dass zu jedem Zeitpunkt die hohen Anforderungen der GoBD eingehalten werden.

Wann benötige ich eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation muss von einem Unternehmen seit Inkrafttreten der GoBD am 01.01.2015 vorgehalten werden – diese ist stets aktuell zu halten.

Wird eine Verfahrensdokumentation im Rahmen eine Betriebsprüfung vom Finanzbeamten gefordert, hat das Unternehmen 90 Tage diese vorzulegen.

Wird eine Verfahrensdokumentation im Rahmen einer Kassennachschau vom Finanzbeamten gefordert, ist diesen für die Kassenführung sofort vorzulegen.

Ansprechpartner 

Felix Keß Steuerberater

Felix Keß

Steuerberater, M.A. (Taxation) – Partner

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